O “Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) é uma comunidade global de especialistas com foco na redefinição dos negócios jurídicos”. Como descrito no site oficial, a comunidade tem o objetivo de guiar os profissionais da área jurídica na implementação de Legal Operations, seja em departamentos jurídicos de empresas ou escritórios de advocacia. Através da publicações de informativos, colaboração de membros da comunidade e divulgação de inovações do setor, o CLOC é um dos grandes responsáveis por impulsionar a área.
É nesse contexto que, a partir das orientações da comunidade, existem 12 competências sugeridas para a melhor eficiência de Legal Ops, conhecidas como “Core 12” sobre as quais falaremos no presente artigo. Porém, devemos alertar que o modelo foi desenvolvido com base no mercado americano, portanto essas regras não devem ser vistas como cláusulas pétreas, mas um norte, considerando que cada país, empresa e escritório possui sua individualidade.
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Organization, Optimization & Health
A primeira competência a ser abordada é a de “Organization, Optimization & Health” (Otimização e Saúde da Organização), que tem como objetivo a construção de uma equipe eficaz e motivada de alto impacto. Essa característica trata da necessidade de se analisar o perfil de cada contratado de sua equipe, valorizando suas qualidades individuais e coletivas, de modo a complementar as habilidades uns dos outros. É preciso que haja um equilíbrio qualitativo de funções. Desde o princípio da formação da equipe deve-se analisar aqueles com capacidade de liderança e motivá-los a assumirem cargos de maior responsabilidade dentro do setor para uma auto-organização eficiente. Essas características permitem uma maior produtividade do time.
Training e Development
Em continuidade, aborda-se o “Training & Development” (Treinamento e Desenvolvimento) que é o treinamento profissional direcionado, visando o desenvolvimento e integração dos colaboradores. Devemos ressaltar que os treinos não podem ser feitos de maneira fragmentada ou terceirizados por um RH, já que será preciso a preocupação com o desenvolvimento de cada profissional através da análise dos principais gestores e traçando perfil desejado. Assim, acrescenta-se que é possível instalar um processo seletivo de contratação atraente e focado no tipo de profissional que o departamento precisa, no entanto, não se pode esquecer que os treinamentos não devem ser feitos apenas em período de contratação, mas devem estar sempre sendo aplicados para todos os funcionários quando o gestor entender necessário.
Knowledge Management
Em paralelo à competência acima, a equipe precisará ser aproveitada ao máximo, isto é, os gestores do departamento deverão conhecer bem seu potencial desenvolvimento, conhecer os defeitos e qualidades uns dos outros e permitindo que haja uma organização baseada em resultados, possibilitando um melhor remanejamento dos integrantes conforme o setor for crescendo ou assumindo novas tarefas. Deve haver uma cultura de compartilhamento baseada no suporte mútuo dos empregados evitando o retrabalho. Na prática, sabendo colocar as peças no lugar correto, não haverá necessidade de repetir trabalho incompleto, o CLOC chama essa ferramenta de “Knowledge Management” (Gestão do conhecimento).
Practice Operations e Project Management
Ainda no contexto de otimização de equipe, a comunidade fala sobre aplicação de "Practice Operations” (Operações Práticas) e “Project Management” (Gerenciamento de Projeto). O primeiro ponto fala sobre a necessidade de cada indivíduo do time estar focado em sua função para uma maior eficiência e evitar o gasto de tempo com tarefas meio. O que acontece normalmente é a utilização de advogados, por exemplo, com tarefas operacionais, o que, para melhor produtividade da equipe, não deveria ocorrer.
As Operações Práticas se tornam importantes para implementação do segundo ponto destacado acima, isso porque, com o time devidamente organizado em suas funções é possível a criação de projetos especiais e complexos. Para que haja a assunção desses novos projetos estratégicos, a equipe deverá possuir tempo hábil para sua realização, sem perdê-lo com tarefas distintas de seu objetivo.
Strategic Planning
É importante ainda que, a organização do time esteja alinhada com a ideia de planejamento, uma vez determinadas as estratégias e funções, se faz necessário a perpetuação das ideias gerais do negócio. De maneira geral, é essencial o reaproveitamento dos empregados conforme o planejamento for mudando, aqui não pode haver reação apenas ou novas contratações. Isso é o que chamam de “Strategic Planning” (Planejamento Estratégico).
Service Delivery Models
Outra competência de relevância é a de “Service Delivery Models” (Modelos de entrega de serviço). Tal característica descreve a necessidade de o departamento possuir um “ecossistema” de fornecedores de serviços variados que compreendam o trabalho exercido pelo time de Legal Ops, de maneira a complementar a capacidade de eficiência. Neste momento, não se deve pautar na contratação de serviços por motivos de relações pessoais ou apenas baixo custo, mas sim em adequação ao objetivo final.
Firm & Vendor Management
Da mesma forma, o “Firm & Vendor Management” (Gestão de firmas e fornecedores) determina que o relacionamento com esses fornecedores seja estreito, para que seu trabalho seja acompanhado de perto e desenvolvido em conjunto. Não pode haver um lapso de comunicação entre ambas as partes, esse gap é capaz de gerar atraso na entrega de trabalhos ou até o recebimento de demandas incoerentes com o solicitado.
Technology
Em continuidade, os problemas emergentes no departamento jurídico são uma realidade, sendo o ideal, tentar solucioná-los com aplicação de tecnologia. O termo do CLOC “Technology”, é compreendido nesse aspecto principal. Para isso, devem ser descartadas soluções manuais e pontuais, substituindo-as por sistemas capazes de abranger todas as necessidades de organização para a resolução de problemas do cotidiano, por meio da automatização de tarefas manuais e digitalização de procedimentos físicos.
Business Intelligence
A tecnologia acima também poderá ser usada como fonte de geração de dados. O “Business Intelligence” traz a tomada de decisão baseada em informação. Assim, define a necessidade de tudo que for produzido pelo departamento ser transformado em dados. Através da compilação deles, por meio da criação de dashboards, é possível gerenciar e organizar a equipe com base em estatísticas e fatos, não em intuição. A partir da identificação de padrões, os gerentes poderão remanejar a equipe de maneira a melhorar a produtividade como um todo.
Financial Management
O termo “Financial Management” se refere à construção de uma gestão financeira sólida e previsível, na qual não se atua com ação e reação, mas com planejamento dos cálculos de gastos. Nesse intuito é importante deixar claro para todo o setor como as despesas são aplicadas e como o resultado do trabalho de cada um infere nisso.
Information Governance
Por fim, vale o destaque para o “Information Governance” (Governança da informação), pautada na transparência e clareza sobre a circulação de dados do departamento, em conjunto com uma organização de todo conteúdo gerado. Os funcionários devem estar cientes de quais dados podem circular entre as equipes e o mundo exterior, incluindo clientes. Do mesmo modo, devem saber manejar o funcionamento dos sistemas tecnológicos (armazenamento em nuvem), sendo imprescindível que todos tenham acesso e não percam nada que é produzido. A desorganização quando se trata de informação traz não só a ineficiência e retrabalho, mas também abre portas para riscos de sanções.
Sendo assim, o “Core 12” apresenta caminhos para a implementação de um departamento de Legal Operations de qualidade, ressaltando mais uma vez que tais competências devem ser aplicadas adequadamente ao tipo de empresa ou escritório de maneira interpretativa, cada um com sua particularidade. O principal ponto aqui é estabelecer um conjunto de fatores capazes de melhorar e capacitar a área jurídica já criada ou a ser criada, traçando observações pré-definidas.
[1] https://cloc.org/about-cloc/
Fontes:
https://cloc.org/what-is-legal-operations/
Curso Legal Operations - Future Law - Quarta edição
