Uma das 12 competências do LawOp apontadas pelo CLOC é a Gestão do Conhecimento. Ela é compreendida como conhecimento tácito, que está na pessoa, sendo responsável pela intuição e por insights, a partir de experiências profissionais, assim como o conhecimento explícito, que se dá por meio de livros, peças, minutas contratuais, pareceres, dentre outros.
O segundo tipo de conhecimento, o explícito, é o que o Legal Operator detém maior controle, pois são mais acessíveis por existirem na forma “física”. Assim, é possível implementar maneiras de organizar e melhorar a eficiência, uma vez que esse tipo de material deve ter um armazenamento tal qual quando necessária a consulta, eles sejam facilmente acessados e atualizados, sem que sejam mantidos apenas criando excesso de volume.
Então fica a pergunta: como começar a organizar a área de gestão do conhecimento?
A primeira coisa a se fazer é conhecer e mapear o que precisa ser organizado. Entender como tais documentos são elaborados e processados nos mínimos detalhes, para que possa ser pensado nas dores das pessoas que trabalham ali. O segundo ponto é de fato identificar essa dor, entender qual a necessidade daquele grupo de pessoas. Depois de mapeadas as dores, são estabelecidos os objetivos, de modo a testar e avaliar soluções que melhorem a produtividade e armazenamento do conhecimento, não esquecendo de ao final rever todo o processo.
É por isso que, segundo Peter Druker, “não adianta ter conhecimento se a gente não usa pra nossa vantagem.” Então, levando em consideração o atual momento em que vivemos, no qual os armazenamentos são feitos em sua maioria de forma eletrônica e prática, devemos gerir esse conhecimento partindo de algumas perguntas:
Qual a estrutura das pastas que a empresa/escritório possui? Os arquivos estão sendo salvos onde deveriam? Quais deveriam ser salvos? Os usuários buscam os arquivos salvos? Quando buscam, conseguem encontrar? Quais os requisitos de segurança? Confidencialidade? LGPD?
Diante desse cenário, podemos seguir um breve passo a passo, no qual observar-se-ão as pastas, sendo importante que todas tenham uma estrutura padrão e sejam armazenadas em um repositório único; os arquivos, com suas nomenclaturas também padronizadas contendo palavras-chave; os mecanismos de busca facilitando o processo de pesquisa em documentos classificados por etiquetas; a utilização de soluções tecnológicas, hoje bem mais acessíveis; os treinamentos, para que todos estejam alinhados às regras e, por fim, o controle para analisar se os critérios adotados estão sendo utilizados corretamente.
Desse modo, evitam-se retrabalhos e é possível dar maior eficiência aos recursos humanos e materiais da equipe, também possibilitando que o conhecimento seja transmitido entre os times e áreas de operação. Cada empresa tem a sua demanda específica e precisa de uma avaliação prévia, mas para uma boa gestão do conhecimento é imprescindível que seja muito bem organizada e sistematizada.
